Afin de mieux organiser l’échange de données et la collaboration entre les personnels, étudiants, enseignants et chercheurs, la DSIM de l’Université Grenoble Alpes (UGA) a entamé une réelle démarche de transformation digitale. Après l’intégration de la solution de GED Alfresco, les équipes poursuivent l’aventure, en 2019, en se mettant à la recherche d’un logiciel permettant l’édition et la coédition en ligne directement sur la plateforme.C’est au printemps 2019 que ONLYOFFICE est choisi pour remplacer les différentes solutions bureautiques auparavant utilisées sur les 12 sites regroupés au sein de l’UGA.
Stéphanie PUDDA, Chef de projet lors du déploiement ONLYOFFICE, et Thierry CHAMPIER, Responsable du service SUNIE (Service des Usages Numériques Inter Établissements) au sein de la DSIM (Direction des Systèmes d'Information Mutualisés) de l’Université Grenoble Alpes reviennent sur ce projet.
Fournir des outils de collaborativité en toute sécurité
Dans un premier temps, l’équipe de la DSIM s’est mise à la recherche d’une solution interfaçable avec son Système d’Information qui réponde à la demande d’édition collaborative. En effet, l’UGA étant initialement composée de plusieurs universités, chacune avait pour habitude d’utiliser une suite bureautique et une solution de stockage différentes. Soucieuse de maîtriser la sécurité de leurs données, l’équipe de la DSIM entendait aussi prioriser une solution capable d’être autohébergée tout en répondant aux besoins des utilisateurs.
“ L’utilisation d’une GED nous a permis de définir un premier point de centralisation entre les différents établissements. La prochaine étape consistait à trouver une solution pour éditer et coéditer les documents pour améliorer l’expérience des utilisateurs. Après avoir benchmarké plusieurs plateformes, nous avons fini par choisir ONLYOFFICE qui répondait à tous nos critères, notamment grâce à un plugin déjà disponible pour se connecter à Alfresco. L’ergonomie et une compatibilité forte avec les formats MS Office ont aussi été très appréciées ”, informe Stéphanie PUDDA, en charge de l'informatique décisionnelle au sein de la DSIM de l’Université Grenoble Alpes.
Une ressource numérique indispensable en télétravail
Au printemps 2019, la solution ONLYOFFICE a été déployée pour l’ensemble des 22 000 personnels (tous établissements confondus). Le déploiement a d’abord été réalisé via le portail web fourni par ONLYOFFICE avant une mise en place sur la plateforme Alfresco.
“ Nous avons instauré une double entrée pour accéder à l’éditeur de documents, tout en garantissant une politique de stockage sur le long terme sur Alfresco. Cela nous assure un contrôle complet en termes de GED, tout en permettant à nos utilisateurs de bénéficier d’outils collaboratifs ”, relate Thierry CHAMPIER Responsable du service SUNIE au sein de la DSIM de l’université Grenoble Alpes.
“ Avant la crise sanitaire, nous avions déjà un fort besoin de collaboration, dû à la répartition géographique de nos personnels. Évidemment, l’année 2020 n’a fait qu’amplifier cette attente et nous a permis de tester son efficacité rapidement ”, explique Stéphanie PUDDA, en charge de l'informatique décisionnelle au sein de la DSIM de l’université Grenoble Alpes.
“ En période de télétravail, ONLYOFFICE fait partie des ressources numériques d’une grande utilité pour organiser le fonctionnement et les échanges à distance de l’UGA. En facilitant les échanges et la coédition de documents à plusieurs en temps réel, la solution nous a permis de recommencer à travailler simultanément. ”
Un interfaçage sur mesure à usage pédagogique avec Chamilo
Après une année d’utilisation, les professeurs de l’UGA ont sollicité la DSIM pour un élargissement de l’utilisation d’ONLYOFFICE aux plateformes pédagogiques.
“ ONLYOFFICE a accepté de réaliser l’interfaçage avec Moodle* dont le plugin existait déjà. Pour Chamilo*, nous avons développé un plugin en interne afin que les professeurs puissent travailler directement avec leurs étudiants. Les équipes ont été très réactives et à notre écoute. C’est une vraie relation de confiance qui s’est installée ”, confirme Stéphanie PUDDA, en charge de l'informatique décisionnelle au sein de la DSIM de l’université Grenoble Alpes.
“ La prochaine étape est de réaliser une montée de version qui répond à beaucoup de questions propres à l'enseignement comme l’accès à Zotero, logiciel de gestion de références gratuit libre et open source qui a été spécifiquement demandé par nos enseignants-chercheurs ”
Très apprécié dans le secteur universitaire, le plugin Chamilo développé par l’UGA a inspiré les équipes d’ONLYOFFICE. Un connecteur officiel, open source et totalement gratuit est intégré à ONLYOFFICE Docs dès mars 2021.
*Moodle : plateforme d’apprentissage libre en ligne distribuée sous les termes de la licence GNU permettant de créer des communautés à visée pédagogique.
*Chamilo : plateforme d’apprentissage libre distribuée sous les termes de la licence GNU/GPL, qui inclut les fonctionnalités de formation en ligne et de gestion de contenu.
Source : Onlyoffice, Université Grenoble Alpes
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